Ønsker du å gjennomføre en medarbeiderundersøkelse i virksomheten din? Dette bør du ha i bakhodet når du velger hvilken variant du skal gå for.
De fleste organisasjoner gjennomfører jevnlige undersøkelser for å kartlegge hva som er viktig for medarbeiderne, som for eksempel motivasjon, engasjement, trivsel eller andre faktorer. En medarbeiderundersøkelse er derfor et svært nyttig strategisk verktøy for å lytte til sine medarbeidere og utvikle virksomheten.
Arbeidsmiljøloven stiller krav til at bedriften jevnlig kartlegger risikoforhold og dokumenterer arbeidsmiljøet. Her er noen av det viktigste man bør tenke på når man skal velge medarbeiderundersøkelse.
1. Hva ønsker dere å måle?
Avhengig av hvilken medarbeiderundersøkelse som velges, kan man få resultater på ulike indikatorer fra virksomheten. Sammenslåtte indekser gir ikke alltid den mest presise informasjonen, og det er derfor en stor fordel å dele opp undersøkelsen og resultatene i ulike temaer. Denne oppdelingen vil gi bedre innsikt i virksomheten og de områdene som er viktigst for de strategiske ambisjonene. Er deres virksomhet i en endringsprosess og vil vite om medarbeiderne føler seg involvert? Har dere lansert en ny strategi og vil vite om visjonen i virksomheten blir tydelig kommunisert? Vær oppmerksom på sammenhengen mellom hva dere måler og hva dere ønsker å oppnå.
2. Hvor presist ønsker dere å måle?
Det kan være lurt å velge en undersøkelse som benytter seg av flere påstander for hver indikator. En enkelt påstand er sjelden tilstrekkelig for å fange opp hele fenomenet som ønskes målt.
Likevel er det ikke slik at flest mulig påstander er den beste løsningen. Mange påstander som i prinsippet måler akkurat det samme, skaper ingen merverdi. Velg derfor en undersøkelse hvor det ligger en solid metodikk til grunn for valg av påstander, som har en sammenheng med virksomhetens suksess, og som belyser de avgjørende temaene fra flere vinkler.
Den riktige undersøkelsen kan vise sammenhengen mellom forretningens strategi og ledelse og medarbeiderne og kollegenes rolle. I tillegg er det lurt å avklare på forhånd om dere ønsker en lederevaluering eller en vurdering av lederskap. Det er ofte lettere å måle nærmeste leder. Da vet man konkret hvem man skal vurdere. Problemet er at som regel er det et sammensatt ansvar og flere ledere som er årsak til de styrker eller utfordringer man opplever. Normalt er det betydelig høyere positiv tilbakemelding når man evaluerer nærmeste leder. Vær tydelig på hvilken hensikt som ligger til grunn for målingen.
3. Hvordan kan resultatene brukes i praksis?
Den riktige medarbeiderundersøkelsen gir virksomheten en mulighet til å se om medarbeidernes holdninger og synspunkter stemmer overens med hva slags type virksomhet man ønsker å være.
Hvordan resultatene kan benyttes til å jobbe mot strategiske mål er avgjørende for hvor stort utbytte man kan få av en medarbeiderundersøkelse. Det er derfor en klar fordel at påstander og temaer gir mening for dem som skal ta arbeidet med resultatene ut i organisasjonen.
Dersom man jobber med noen spesifikke elementer i organisasjonen, for eksempel et eget utviklingsprogram, kan det være fornuftig å benytte en undersøkelse som tilbyr å legge inn påstander som kan måle disse direkte.
Det er også lurt å undersøke om resultatene kan brytes ned på lavere nivåer, som avdelinger eller stillingstitler. For å gi best mulig innsikt og handlingsgrunnlag kan det være avgjørende å kombinere hierarki og matrise i rapportering. Kan jeg se alle avdelingslederne i distriktet samlet, og også se den enkelte avdeling? Dette gir en mulighet til å få en dypere forståelse av hva som rører seg i egen organisasjon.
4. Kan resultatene sammenliknes eksternt?
Uten et sammenlikningsgrunnlag kan det være en utfordring å kartlegge hvordan virksomheten ligger an. Det å kunne undersøke hvordan egne resultater ser ut sammenliknet med andre virksomheter i samme bransje, kan gi verdifull innsikt. Det er også nyttig å sammenligne resultatene med nasjonale og internasjonale standarder.
For at dette skal være mulig, må du velge en kulturnøytral undersøkelse og metodikk. På den måten kan man tydeligere se hva som er gode resultater, hvor potensialet er størst og hvilke forbedringsområder man best forutsetninger for å ta tak i. Det er lett å glemme sine styrker og bruke dem i sitt forbedringsarbeid.
Det er viktig å velge en undersøkelse som tilrettelegger for å vise endringer fra år til år innad i virksomheten, slik at man kan se hvilke effekter tiltakene har hatt i etterkant av tidligere års resultater.
5. Trenger dere faglig støtte i prosess og oppfølging?
Det å tolke og forstå resultatene fra en medarbeiderundersøkelse kan være utfordrende. Ikke minst det å omskape resultatene til innsikt og deretter konkrete forbedringstiltak.
Tenk over om dere trenger rådgivning i forbindelse med oppfølging av medarbeiderundersøkelsen og finn i så fall en leverandør som kan hjelpe dere med dette.
En medarbeiderundersøkelse er mer enn spørsmål med svar, det er et fundament for en helhetlig prosess for å justere strategien til de faktiske forutsetningene man har gjennom virksomhetens ledelse og medarbeidere. Oppfølging av undersøkelsen og gjennomføringsevne er der de fleste virksomheter mislykkes.
6. Viktig å huske på
Dere bør ikke gjennomføre medarbeiderundersøkelse hvis hensikten er å løse konflikter i en enhet eller å bli kvitt «dårlige ledere» eller «vanskelige medarbeidere».
Videre bør undersøkelsen ikke omhandle sensitive temaer eller innhente sensitive personopplysninger som informasjon om fysisk eller psykisk sykdom. Ønsker man å undersøke fysisk arbeidsmiljø, bør dette heller undersøkes gjennom risikokartlegging (HMS) og ikke gjennom medarbeiderundersøkelse.
Avslutningsvis, skal dere gjennomføre en medarbeiderundersøkelse – gjør det skikkelig, eller la være. En medarbeiderundersøkelse utført riktig, i forberedelse, gjennomføring og i arbeidet med resultatene i etterkant – kan gi en uvurderlig innsikt i og verdi for enhver organisasjon.
