Aplia AS, et IT-selskap fra Skien, innførte 100 % hjemmekontor som primærløsning for alle ansatte grunnet COVID-19. De er i en posisjon hvor all virksomhet kan utføres hjemmefra, og løsningene for dette var allerede på plass. Likevel medfører situasjonen nye utfordringer. Å opprettholde et godt arbeidsmiljø kommer ikke gratis.
Anders Haukeli, daglig leder i Aplia, deler noen gode råd som styrker samholdet selv om de ikke lenger ser hverandre fysisk.
Bevar kulturen - fortsett med det dere pleier å gjøre
Aplia har et svært sterkt fellesskap, med en tilbakemelding på 100% fra fjorårets kulturundersøkelse. Dette er de stolte av og arbeider mye med. Derfor avlyser de ikke uten videre de tingene de pleier å gjøre, men finner heller nye arenaer for å bevare kjernen i kulturen. «Vi har videreført både uformelle og formelle møter. Ukentlig allmøte, kundemøter og workshops, alt kjøres som webmøter.»
5 tiltak for å beholde fellesskapet i organisasjonen:
-
Morgenkaffe som webmøte (på Google Hangout)
Aplia har alltid hatt morgenkaffe på kontoret, så dette føltes naturlig å fortsette med. Det viste seg også være en fin måte å skape struktur i hverdagen, med et fast tidspunkt kl. 08.00, slik at folk kom seg opp om morgenen. Daglig leder får slik også en innsjekk på hvordan folk har det, og medarbeidere får en hyggelig oppdatering på hverandres hverdag.
-
Sosialisering og «åpent landskap» på Discord-kanal
Aplia opprettet tidlig en kanal på en applikasjon som heter «Discord». Discord er et gratis VoIP-program og en digital distribusjonsplattform designet for gaming-fellesskap. (Wikipediad) Der kan man delta i ulike samtalerom, og medarbeidere kan droppe innom når de ønsker en pause eller bare for å skravle litt mens man jobber. Discord-kanalen gir lignende følelse som å sitte i landskap, og er et tilbud for å skravle litt utenom faglig prat, eller bare lytte. -
Lønningspils
... gjennomføres som normalt, denne gangen på Discord med Kahoot, scribbl.io og curvefever.pro, masse tullprat og latter. -
Feire happenings
Et eksempel er den internasjonale vaffeldagen. Vaffel er en av kjerneverdiene til Aplia, og dagen skal selvfølgelig feires. Vaffel representerer fellesskapet deres og symboliserer kos og varme, er litt sprø i kantene og myke inni, strukturert oppskrift og skapt for å deles. Flere medarbeidere skal lage egne vafler og de tar felles pause fra arbeidsdagen hvor de møtes på Discord. For Aplia er det viktig å bevare den sterke feire-kulturen. -
Bruk arenaer som fungerer for dere
Discord fungerer godt for Aplia ettersom den brukes av flere ansatte på privaten, og ble derfor en naturlig plattform for sosialisering. La medarbeidere bidra til hvilke kanaler som best fungerer for å kommunisere og sosialisere på hjemmekontor, og lær fra yngre generasjoner.
Hvordan skape åpenhet og trygghet?
Opplevelser ved hjemmekontor er tema på allmøte. Det er viktig å diskutere hvilke utfordringer man har eller har hatt, dele erfaringer om hvordan disse har blitt løst og få tips fra kollegaer. Vanlige utfordringer var blant annet avbrytelser fra unger med hjemmeskole, motivasjon, ustrukturerte dager og andre distraksjoner i hjemmet. Et par medarbeidere fortalte at de synes det var vanskelig å avslutte dagen når de satt på hjemmekontor. Da var rådene fra andre kollegaer å avslutte dagen med en tur. Det setter et fint punktum for dagen, og skaper en naturlig overgang til privatliv utover kvelden.
Det var viktig å skape en trygg ramme, og at medarbeiderne ikke skulle føle seg alene i å oppleve situasjonen som utfordrende. I Aplia mener de at det å alminneliggjøre utfordringene skaper trygghet, og åpner opp for dialog - som gir mulighet til å hjelpe hverandre.
Struktur på dagen, motivasjon og distraksjon henger litt sammen. Og i fellesskap kom de frem til et par forslag til tiltak og deler 10 konkrete tips:
- Medarbeidere med små barn forskyver arbeidstiden sin og går på "skiftordning", slik at foreldre jobber enten formiddagsskift eller ettermiddagsskift.
- Medarbeidere med større barn flekser sin arbeidstid innimellom for å bistå større barn med skolearbeidet.
- Medarbeidere planlegger dagen i bolker/arbeidsøkter.
- Ta pauser. F.eks. flex en halvtime eller mer i forbindelse med lunsj, gå en tur og få frisk luft.
- Spis god lunsj og ha motivasjon som kaffe/te, snack eller frukt.
- Ha en vannflaske tilgjengelig.
- Jobb i et rom med naturlig lys.
- Jobb i likt tempo som du ville gjort på kontoret.
- Ha det ryddig rundt deg og skap en motiverende arbeidsplass.
- Kle på deg!
Oppfølging fra nærmeste leder er et viktig punkt. Det er ulike behov, og viktig å finne ut hvem som trenger en telefon i løpet av dagen og hvem som klarer seg fint på egenhånd. Anders sier det er viktig å være tydelig på at han ønsker at medarbeidere skal ta kontakt om de synes ting er utfordrende.
Folk er fortsatt folk, og god ledelse er fortsatt god ledelse!
Det «positive» med situasjonen er at alle sitter på hjemmekontor. Det vanskeligste som leder er når man har et team som består av en kombinasjon av folk på kontor og noen på hjemmekontor. Da er det utfordrende å få rutiner som gjør at leder er synlig nok for begge grupper.
Anders utfordrer med at ledelse av hjemmekontorarbeidere ikke er så annerledes enn ledelse på kontoret, eller andre steder. Folk er fremdeles folk, og de har de samme grunnleggende behovene som før – behov for tillit, stolthet og fellesskap. Han tror det er tre behov som er spesielt viktig at en som leder er bevisst når medarbeidere sitter på hjemmekontor:
- Føle seg sett – som leder passe på å være på chat eller i møte med alle i løpet av dagen.
- Føle fellesskap – lage rutiner og møteplasser slik at alle ansatte får sosialisert seg, og opplever tilhørighet.
- Føle stolthet – sett tydelige krav om hva som forventes av arbeidet. Følg opp og gi anerkjennelse og tilbakemeldinger.
Flere vil oppleve usikkerhet i denne situasjonen. Som leder blir det viktig å bruke enda mer tid nå på å snakke med medarbeidere og lytte til bekymringer som måtte oppstå – både i jobbsammenheng, og generelt i de ansattes privatliv.
Det er viktig at leder gir informasjon om hvilke tiltak som gjøres, og – ikke minst - hvorfor. Dersom det er utfordringer i driften, så fortelle om det, og ta de ansatte med i diskusjonen på hvordan man sammen skal komme gjennom denne perioden.
Hos Aplia er mannskapet ved godt mot og viser sterk arbeidsvilje!
